Soluzioni ECM: come fare la scelta giusta

Gestire al meglio i documenti e dati aziendali anche in remoto

di Redazione 12 Ottobre 2021 10:24

L’Enterprise Content Management è un sistema prezioso per le aziende, in grado di garantire una gestione ottimale di dati e di documenti, anche da remoto. I contenuti risultano così accessibili con facilità e in massima sicurezza, aumentando di conseguenza produttività e operatività di un’azienda.

In commercio esistono svariate soluzioni: trattandosi di un investimento importante per l’azienda, risulta necessario fare la scelta giusta. Ecco allora alcuni consigli per trovare la soluzione di Enterprise Content Management più adatta alle proprie esigenze.

Come scegliere una soluzione ECM

In questo contesto, è necessario valutare ogni aspetto: problematiche, sicurezza nei processi di archiviazione, budget e struttura aziendale. Obiettivo? Maggiore produttività per il dipendente e una velocità che ben si concilia con le esigenze del presente.

Quando si è in fase di valutazione è bene, quindi, porsi delle domande: partiamo con ordine.

1) La soluzione ECM è in linea con gli obiettivi aziendali?

Il sistema da considerare valido deve rappresentare un aiuto per ogni componente dell’azienda, per raggiungere i macro-obiettivi generali, agevolando notevolmente i flussi di lavoro.

2) Si tratta di un sistema facile da usare?

Quando si ha a che fare con un software o una piattaforma l’usabilità e la fruibilità devono essere massime. Il personale, infatti, dovrà sì seguire una fase di formazione e di comprensione del software, ma senza doverla ripetere più volte, incontrando difficoltà.

3) La soluzione ECM può essere integrata con sistemi e applicazioni esistenti?

È bene confrontare la realtà informatica già esistente con la nuova, per trovare eventuali punti in comune, calcolando anche le tempistiche del reparto interno per permettere alla nuova soluzione ECM di funzionare. Ne consegue che una soluzione ECM ideale è quella che fin da subito fornisce compatibilità con i sistemi già in essere, risparmiando il tempo prezioso dei dipendenti.

4) L’ECM è flessibile e adattabile a cambiamenti futuri?

È importante che la soluzione ECM scelta sia capace di evolvere e crescere insieme all’azienda, rendendo possibile l’integrazione di nuove opzioni e funzionalità. La flessibilità, nel mondo del business, risulta infatti una caratteristica essenziale.

5) La gestione dei contenuti è legata a un cloud?

L’archiviazione dei documenti su cloud corrisponde a una più alta scalabilità, accessibilità e, soprattutto, sicurezza.

6) Pensando al lavoro da remoto, c’è massima accessibilità ai documenti?

L’ECM deve rappresentare un punto d’unione proprio quando i dipendenti lavorano a distanza, accedendo a documenti anche tramite laptop, smartphone o tablet. Chiunque lavori nell’azienda deve, quindi, poter scaricare o caricare file da qualsiasi device, senza incontrare troppi problemi e senza difficoltà negli aggiornamenti.

7) La sicurezza è garantita dal nuovo ECM?

Si tratta di un punto essenziale: la sicurezza deve essere massima. La soluzione ECM dovrà infatti permettere la concessione di autorizzazioni, laddove necessario, fare periodicamente backup automatici, monitorare l’utilizzo dei documenti e fornire le informazioni relative alla violazione dei dati (nel rispetto del GDPR).

8) La soluzione ECM è conforme alle normative in atto?

Anche questa è una condicio sine qua non. Senza la massima conformità, nessun ECM potrà essere implementato come sistema aziendale.

9) Esiste un supporto tecnico del fornitore della soluzione ECM in caso di criticità o problematiche?

Prima o dopo l’implementazione, il fornitore dovrà garantire disponibilità e un eventuale supporto tecnico, oltre a fornire un programma di formazione per i dipendenti.

10) La soluzione ECM ha buone prestazioni?

L’aumento del numero dei contenuti deve corrispondere a un aumento della velocità, anche grazie a un motore di ricerca semplice e puntuale, per risparmiare tempo e ottimizzare i processi.

Fatte queste domande, e ottenute le risposte, sarà certamente più semplice scegliere la soluzione più in linea con le proprie esigenze.

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