Spesso capita di dover condividere con altri utenti uno o più file Word. Tali documenti possono contenere informazioni riservate. In tal caso può essere utile criptare i file word in modo tale da impedire la visualizzazione ad eventuali utenti non autorizzati.
Criptare un file Word è una procedura abbastanza semplice e che non richiede alcun impegno o conosceva particolare. È infatti sufficiente sfruttare le apposite funzioni annesse allo stesso programma della suite di produttività di Microsoft.
Criptare un file Word su Windows
Per criptare un file Word su Windows la prima cosa da fare cnsiste nell’aprire il documento su cui si desidera agire o crearne uno nuovo, cliccare poi sul pulsante File posto nella parte in alto a sinistra della barra laterale di sinistra, fare click sul pulsante Proteggi documento e selezionare la voce Crittografia con password dal menu visualizzato.
A questo punto basterà digitare la password con cui si desidera cifrare il file e cliccare poi sul pulsante OK. L’operazione dovrà poi essere ripetuta una seconda volta.
Fatto ciò basterà salvare il documento. In tal modo ogni volta che qualcuno tenterà di aprirlo dovrà immettere la password precedentemente scelta per poterne visionare il contenuto.
Eventualmente è anche possibile rendere visibile il documento impedendone però qualsiasi tipo di modifica.
Per far ciò è sufficiente selezionare la voce Limita modifica dal menu Proteggi documento di Word, mettere il segno di spunta accanto alla voce Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento e selezionare l’opzione Nessuna modifica (solo lettura) dal menu a tendina sottostante. A questo punto si dovrà cliccare sul pulsante Applica protezione e dovrà essere digitata la parola chiave per sbloccare le modifiche nel file.
Criptare un file Word su Mac
Per criptare un file Word su Mac basta aprire il documento su cui si desidera agire o crearne uno nuovo, selezionare la voce Preferenze dal menu Word, fare clicks su Sicurezza e digitare la password che si desidera utilizzare.
Si dovrà poi cliccare su OK, dovrà essere ripetuta l’operazione di inserimento della password e, infine, si dovrà fare dinuovo click su OK per salvare le impostazioni.
Per vietare la sola modifica di un documenti basta invece immettere una password nel campo Password di modifica lasciando vuoto il campo Password di apertura.
Da notare che le indicazioni fornite sono valide per tutte le versioni di Office, sia per Windows sia per Mac.