Se cerchi un metodo per gestire i tuoi sistemi informatici, ecco i 10 controlli “tecnologici” che puoi eseguire in autonomia.
Saper definire lo stato di salute del proprio sistema informatico è importante per ottimizzare la sua efficienza, individuare problemi o esigenze, valutare l’efficienza per sicurezza e rischi.
Ti consigliamo, quindi, i 10 passi che puoi effettuare in autonomia per l’attività di check up della tua infrastruttura aziendale.
1 – Verifica che il dominio di posta non sia in blacklist
Un tuo cliente afferma che l’e-mail che hai spedito non è mai arrivata?
Può capitare che un indirizzo e-mail finisca in una blacklist e, di conseguenza, non raggiunga i destinatari.
Le cause possono essere diverse, è fondamentale perciò verificare il tuo indirizzo IP: basta accedere al sito www.ilmioip.it . Il codice numerico verrà automaticamente riconosciuto (es. 146.241.69.69).
Successivamente collegati a www.mxtoolbox.com, e nella sezione blacklist check inserisci il tuo codice IP – se trovi l’IP nella blacklist, segui la procedura di richiesta per la rimozione dalla lista.
2 – Monitoraggio dei salvataggi (Backup)
Controlli le procedure di Backup utilizzate per proteggere i tuoi dati?
I report di backup solitamente vengono inviati tramite e-mail, in cui viene indicato l’esito del salvataggio: Success, Warning o Failed.
Se non ricevi più queste e-mail, verifica non si trovino nella Posta Indesiderata.
Se il backup va in errore occorre capire dal messaggio di Failure qual è la motivazione tecnica e contattare subito un consulente di informatica sistemistica.
In ogni caso, analizza meglio le tue procedure di Backup (frequenza, dischi, test di recupero dati, etc.).
3 – Sicurezza fisica dei sistemi informativi
Quando il sistema informatico si blocca (down-time), anche solo qualche minuto, il danno causato può portare ad ingenti costi da sostenere.
Per questo, la sala server deve essere dotata di impianto antincendio e di condizionamento refrigeratore, impianto elettrico con gruppi di continuità e generatore di emergenza nei casi di corto circuito. I server che si surriscaldano aumentano il rischio di perdita dei dati!
Non dimenticare che nella sala server devono entrare solo i responsabili del trattamento dei dati – consigliamo un sistema di verifica accessi tramite password, smart-card o sistemi biometrici.
4 – Garantire la privacy dei sistemi aziendali
Hai impostato sul PC uno screensaver con password di sblocco? In tal modo i lavori lasciati inattivi, magari per una pausa, non subiscono accessi non autorizzati.
Ricorda di fare attenzione alle video-conferenze attraverso le quali è possibile carpire informazioni sensibili, password, dati finanziari e aziendali.
Se un utente non lavora più per la tua azienda, devi disabilitare il suo profilo dai sistemi informatici, evitando un suo accesso alle informazioni aziendali.
5 – Protezione antivirus sui PC & Server aziendali
Hai verificato la presenza dell’antivirus su PC Client e Server? Avere dei sistemi operativi aggiornati, ti permette di sfruttare le protezione integrate di tipo anti-malware come Windows Defender.
Hai verificato che l’antivirus risulti aggiornato? Verifica che questo processo vada a buon fine ed effettua delle scansioni antivirus con cadenza regolare.
6 – Sito internet, Cookies e privacy
Una corretta gestione di raccolta e protezione dei dati sensibili sul proprio sito, nel rispetto del GDPR, permette analizzare il comportamento dei consumatori e progettare le modalità di business.
Per questo, devi creare l’informativa privacy in maniera chiara ed esaustiva: quali e quanti dati raccoglie il sito, per quali finalità, in che modo li tratta, per quanto tempo li conserva, come li protegge, chi ha accesso ai dati, a chi possono venire comunicati o trasferiti e le eventuali motivazioni.
7 – Verifica disponibilità del sito internet aziendale
Sei a conoscenza di quando il tuo sito è online? È correttamente visibile e raggiungibile?
Ecco alcuni servizi per un check istantaneo, inserendo il tuo sito per conoscere lo stato di up-time:
https://downforeveryoneorjustme.com/
Un altro servizio gratuito è https://uptimerobot.com/ che ogni 5 minuti controlla che il sito sia disponibile e invia una notifica via e-mail con la reportistica dello stato di visibilità.
8 – Inventario hardware e software
Il check-up della struttura informatica parte da un’analisi delle dotazioni hardware e software, per confrontare le reali esigenze tecnologiche, e individuare strumenti sicuri, affidabili per la GDPR e meno esposti ad attacchi informatici.
Effettua un elenco a registro che riporti numero dei server, postazioni PC client, eventuali dispositivi in dotazione al personale, in disuso, in manutenzione, obsoleti o non funzionanti.
A livello software verifica che i sistemi Operativi Client e Server corrispondano alle versioni più recenti e con assistenza: Windows 8 o Windows 10 per i client e Windows Server 2012, 2016 o 2019 per i Server.
9 Consolidamento della formazione dei dipendenti
La formazione aziendale e la condivisione delle competenze, rappresentano aspetti essenziali in ambito innovazione e crescita economica; per affrontare cambiamenti e richieste dei mercati, sempre più sofisticati, e organizzare al meglio lo sviluppo personale e professionale dell’individuo.
Per questo, è importante attivare percorsi di formazione diversi: sensibilizzazione alla sicurezza informatica, utilizzo smart di Windows 10 & Office, corsi sulla collaborazione Microsoft Teams, fino ai corsi tecnici avanzati come ad esempio Phyton e PowerApps.
10 Riduzione costi per le licenze software e la gestione del sistema informatico
Puoi acquistare licenze software usate e risparmiare tra il 30% e 50% dei costi per i software IT.
Tale opzione è legale e compliance nell’UE rispettando determinate condizioni – dato che le licenze possono essere dimenticate, perdono valore, sono acquistate in eccesso o restano inattive.
Affidati a dei consulenti IT competenti per il rinnovo software, scegliendo le occasioni migliori tra le disponibilità.
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