Documenti aziendali: dal cartaceo al digitale

Un documento è qualsiasi elemento fisico o digitale che contiene informazioni. I documenti che contengono informazioni pregresse vengono catalogati, gestiti e conservati negli archivi; questi ultimi vengono considerati vere e proprie banche dati complesse che custodiscono la memoria di ogni impresa. Tutte le informazioni racchiuse nei documenti creati da un’azienda sono un elemento importantissimo che, se ben gestito, può garantire competitività sul mercato ma anche tornare utile nei momenti di crisi aziendale o in situazioni particolarmente problematiche; la gestione documentale è quindi parte integrante e fondamentale dello svolgimento di qualsiasi attività.

Trascuratezza e gestione errata dei documenti può altresì comportare dei grossi rischi per la salute e il buon funzionamento dell’impresa. I documenti aziendali possono essere conservati in formato analogico, cioè cartaceo e in formato digitale, con una conseguente differenza nella modalità di gestione. Ciò che varia è essenzialmente il supporto utilizzato, le aziende stanno recentemente attuando una conversione progressiva da un sistema all’altro di conservazione passando spesso per una fase di conservazione e gestione “ibrida”. Nel dettaglio si ha:

• Una gestione degli archivi cartacei: composta da una serie di attività che vanno dall’ideazione di un piano di archiviazione fisica dei documenti in ambienti dedicati, alla gestione dell’archivio corrente (composto dai documenti necessari all’azienda nell’immediato), dell’archivio di deposito (costituito da documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti ma che mantengono una qualche rilevanza sul piano giuridico e operativo), dell’archivio storico (dove vengono compresi tutti quei documenti destinati alla conservazione permanente).
• Una gestione degli archivi digitali: ovvero l’insieme di procedure, attività, regole e tecnologie che garantiscono accessibilità, utilizzabilità, autenticità e reperibilità.
• Una gestione ibrida degli archivi: tipica di una fase di transizione nella quale convivono sia documenti cartacei che digitali.

Digitalizzare e gestire i documenti aziendali (H2)

Un documento digitale può definirsi tale perché prodotto digitalmente fin dalla sua origine, oppure perché frutto di una conversione da uno stato analogico, solitamente cartaceo, a uno stato digitale attraverso un processo di scansione.

La presenza di documenti digitali non può prescindere dall’esistenza e dalla gestione di un archivio elettronico dedicato all’archiviazione di questi file che risponda alle tradizionali logiche di caricamento, classificazione, interrogazione, consultazione, condivisione e riproduzione che vengono però tutte informatizzate.

Un progetto di conservazione sostitutiva e integrata non solo può abbattere i costi e il consumo di carta degli archivi tradizionali, ma anche migliorare di molto la qualità del lavoro e i risultati dell’azienda. Per questo motivo è importante affidarsi a realtà che possano sostenere le imprese nel loro percorso di digital trasformation e offrire alle aziende di ogni settore soluzioni di comunicazione integrata, come ad esempio fa il gruppo CMT (www.gruppocmtrading.it). L’archiviazione digitale elettronica aziendale velocizza i processi, li rende flessibili e potenzialmente raggiungibili ovunque e in qualsiasi momento favorendo, di fatto, lo smart working.

Oggi, infatti, grazie alle nuove tecnologie e ai nuovi sistemi e dispositivi digitali, è infatti possibile lavorare da casa o da un hub, mentre si viaggia in per lavoro oppure direttamente dall’ufficio di un cliente; poter accedere a qualsiasi documento con facilità e immediatezza da smartphone o da pc semplifica decisamente la gestione delle attività lavorative.