Avete mai ricevuto una email dal vostro capo, da un familiare, da amico con un collegamento o un allegato e avete salvato l’e-mail, perché si voleva accedere all’allegato tardi? Probabilmente sì, più volte. Il problema è che ci si riduce con una quantità astronomica di allegati che galleggiano in tutta la casella di posta. C’è una soluzione che si integra in Gmail e rende estremamente facile trovare tutti gli allegati in un posto e anche in più posti contemporaneamente e che può anche connettersi a Dropbox, Box e Google Drive. La soluzione è Attachments.me.
[flv]https://www.youtube.com/watch?v=OynSdyFpIE4[/flv]
Impostazione Attachments.me
L’installazione del servizio è molto semplice e prende poco tempo. Scarichiamo l’estensione di Attachments.me attualmente disponibile per Google Chrome o Firefox. Attachments.me è disponibile anche come app per l’iPhone scaricabile da qui:
[appstore url=”http://itunes.apple.com/us/app/attachments.me-gmail-inbox/id446390783?mt=8″]Servizio gratuito per Gmail che ti aiuta a risparmiare tempo quando si gestiscono gli allegati di posta elettronica[/appstore]
Una volta installata l’estensione, aprire Gmail e automaticamente verrà chiesto di avviarla:
Una volta avviata, si dovrebbe ricevere una e-mail.
Vi verrà chiesto di consentire l’accesso alla vostra casella Gmail e a uno qualsiasi dei servizi di cloud che si decide di utilizzare con essa. Consentite l’accesso, altrimenti non avrete modo di comunicare con questi altri account.
In Opzioni di salvataggio delle e-mail aperte
Quando si apre una e-mail con un allegato, Attachments.me sarà rilevata automaticamente e apparirà nell’angolo in alto a destra della pagina. C’è la possibilità di scaricare gli allegati, semplicemente scaricando sul il lato.
In alternativa, possono essere archiviati con i servizi di storage online. Attachments.me salva automaticamente gli allegati nel cloud di Dropbox, di Box e in Drive.
Collegamento ai servizi cloud
Il collegamento ai diversi servizi è abbastanza semplice. Basta fare clic sul pulsante per collegare il tuo account e seguire le istruzioni per consentire ad Attachments.me di accedere ai servizi. Nell’esempio che segue, si può vedere che solo Google Drive è collegato, ma è possibile collegarli tutti ad Attachments.me, a condizione che si dispone di account.
Impostazione delle regole del cloud storage
Attachments.me è utile perché raccoglie tutti i vostri allegati in un posto e li sincronizza ai vostri servizi, ma in realtà fa di più. Crea filtri, meglio definiti come “regole”. Ciò vi permette di impostare regole specifiche da seguire:
Per esempio, diciamo che state lavorando su un nuovo progetto con il vostro capo. Invece di scaricare ogni allegato, per poi spostarlo in una cartella dei download sul computer, è possibile creare una regola che invia automaticamente l’allegato a Google Drive, Dropbox o Box.
Meglio ancora: è anche possibile stabilire una cartella specifica in modo che gli allegati da quel mittente andranno salvati sempre in quella cartella:
Se hai bisogno di cambiare la regola per inserire un destinatario di posta elettronica aggiuntivo o per regolare qualsiasi altra cosa, è sufficiente selezionare la regola e fare clic su Modifica.
Cercare gli allegati
Attachments.me rende la ricerca per gli allegati in Gmail piuttosto fluida, poiché integrato direttamente nel campo di ricerca in Gmail.
Cambiare le impostazioni dell’account e aggiungere regole
Potreste aver notato che avete un nuovo pulsante blu con una graffetta vicino al vostro nome sulla barra di ricerca di Gmail. Qui potete rilasciare un feedback, disattivare il vostro account, accedere al sito e gestire le regole e i servizi cloud.
Collegamento degli allegati
Questa è forse la caratteristica più utile: la possibilità di allegare file dai vostri servizi cloud.
Una volta collegati i servizi cloud è possibile fare clic sul collegamento e guardare nelle cartelle, senza mai aprire una nuova scheda nel browser. Questo permette di risparmiare una quantità enorme di tempo invece di dover trovare il file sul vostro computer e caricarlo o trascinarlo in Gmail.
Interfaccia Web
Oltre a Gmail, c’è anche una interfaccia web che permette di visualizzare facilmente tutti i vostri allegati.
Durante la ricerca per gli allegati è possibile selezionare specifici account per cercare file specifici. È, inoltre, possibile salvare i preferiti di ricerca per un riferimento futuro.
La ricerca considera ogni parola come una ricerca individuale. Se si digita Gatto divertente e spavaldo, si ottengono tre “tag”, ognuno dei quali rappresenta la ricerca. Se uno di questi tag viene eliminato dalla vostra ricerca, diciamo divertente, fare clic sulla “x” accanto alla parola e sarà rimossa dalla ricerca. Se si desidera eseguire quella stessa ricerca con tutte le tre parole, basta aggiungere le virgolette prima e dopo i termini. Quando si passa sull’immagine, i dettagli come l’indirizzo email del mittente, la data e il nome completo del file saranno visualizzati. Ci sono quattro opzioni che vengono visualizzati:
- Vedi
- Scarica
- Quota
- Trash (Archive)
Quando “View” (Vedi) viene cliccato, i dettagli del file saranno visualizzato sotto l’allegato. Questi includono l’indirizzo email dal quale è stato inviato, quando l’allegato è stato ricevuto, il tipo e la dimensione del file e un link alla mail originale.
Utilizzare Attachments.me con account di posta non Gmail
Gmail è attualmente l’unico servizio che funziona con Attachments.me. Tuttavia, vi è una soluzione (a meno che sia un account Yahoo). Si può effettivamente inoltrare le e-mail in Gmail. Per far questo vai a Impostazioni> Account e importazione. Poi, sotto la voce Importa posta elettronica e contatti (seconda colonna verso il basso), fare clic su Importa da un altro indirizzo. Inserisci il tuo indirizzo e-mail e le credenziali di accesso per ottenere la posta in un unico luogo.
Se avete intenzione di trasmettere i vostri indirizzi di posta elettronica Gmail, potete anche inviare e-mail da Gmail. Questa opzione è a destra sotto Importa posta elettronica e contatti chiamata Invia messaggio come: “Fare clic sul link” Aggiungi un altro indirizzo di posta elettronica, inserire l’indirizzo email e quindi inviare la verifica. Ci sono due opzioni aggiuntive:
- Rispondi dallo stesso indirizzo dal quale il messaggio è stato inviato;
- Rispondi sempre da indirizzo predefinito;
Vi suggerisco di impostare Rispondi dallo stesso indirizzo dal quale il messaggio è stato inviato per evitare confusione.