Google Calendar è l’ideale per la gestione di appuntamenti, ma non serve solo a questo. La condivisione, la ricerca, la timeline e altre caratteristiche rendono Google Calendar un semplice ma potente strumento di gestione dei progetti. Andrea Vascellari, consulente di marketing digitale e CEO di itive.net, ci illustra come utilizzare Google Calendar per i propri impegni e anche per i vostri clienti. Avete bisogno di un ottimo strumento per gestire al meglio il team di lavoro, i termini, le scadenze, i dati di progetto rilevanti per voi e per i vostri clienti? Ecco come Google Calendar vi può aiutarti.
Creare un calendario per ogni progetto
Per proteggere la privacy del client, cambiamo il titolo di ogni calendario come esposto nell’ immagine. La sintassi rimane però la stesso, ‘anno‘ (11 = 2011, 10 = 2010, ecc) e poi il ‘nome del progetto‘. Utilizzando una sintassi corretta, mantenete il vostro calendario in ordine e facilmente navigabile. Potete condividere il calendario con i membri del vostro team coinvolti nel progetto. È anche possibile condividere i calendari con i clienti se esprimono la necessità di monitorare il flusso delle attività e delle scadenze del progetto.
Timeline: inserendo i compiti del calendario si accende automaticamente ad ogni calendario in linea temporale di un progetto dettagliato. L’agenda fa visualizzare la panoramica delle prossime scadenze che avete impostato.
Gestire l’accesso al client: si può programmare l’accesso al calendario e alla timeline. In progetti complessi, si potrebbero creare due versioni del calendario. Uno per la squadra con i dettagli tecnici di cui ha bisogno se desidera modificarne dei punti durante lo sviluppo del progetto e una seconda del cliente con tutte le sue informazioni (risultati, le scadenze periodiche, dati chiave, incontri, ecc.) Per progetti di grandi dimensioni è possibile creare anche calendari dedicati per più squadre.
Problem solving: con ogni progetto possono nascere vari problemi. Spesso questi problemi sono provocati dai membri del team mentre si prendono cura dei loro compiti. Cosa si può fare? Il membro del team che sta affrontando il problema lo scrive nel calendario. Altri membri del team, che sanno come risolvere il problema, in questo modo, possono occuparsene. Una volta che il problema è risolto, l’entrata sarà contrassegnata come FISSO. Se alla fine della giornata il problema non è stato ancora risolto, può essere spostato (clicca e trascina) al giorno successivo o ad una data diversa.
Hashtag #: l’uso di hashtag è utile per la gestione interna dei dati. Questo è molto importante perché trasforma il calendario in una banca dati. Utilizzando hashtag nelle voci del nostro calendario, possiamo procedere alla ricerca e al monitoraggio di elementi specifici nel corso del tempo. Utilizzare un hashtag unico per ogni progetto al quale si lavora.
